在公墓管理数字化转型中，公墓管理系统的电子档案管理模块承担着核心作用，其流程以“规范采集、精准处理、安全存储、高效利用”为核心，形成完整闭环。

档案采集是流程起点，需依托系统实现多源信息整合。工作人员通过系统录入逝者基础信息（姓名、生卒年月、身份信息）、墓位信息（编号、位置、规格），同时扫描上传死亡证明、亲属委托书、缴费凭证等纸质文件，系统支持PDF、JPG等多格式导入。部分先进系统还可对接民政部门数据库，自动核验信息真实性，减少人工录入误差。

采集后的信息需经系统完成标准化整理。系统按照预设规则自动分类，以墓位编号为核心关联键，将逝者信息、合同信息、维护记录等关联归档。同时完成信息校验，如识别身份证号格式错误、墓位编号重复等问题并提示修正，确保电子档案的准确性与关联性，为后续管理奠定基础。

安全存储是流程的关键环节。公墓管理系统采用“本地+云端”双重存储模式，本地服务器保障基础访问，云端备份防止数据丢失。系统内置权限管理功能，为不同岗位人员分配查询、修改、导出等不同权限，同时启动日志记录，全程追踪档案操作轨迹，满足数据安全与合规要求。

档案的利用与维护构成流程的闭环。亲属可通过系统授权端口查询逝者档案及墓位维护记录，工作人员则能快速调取档案办理续费、迁墓等业务。系统还具备定期更新机制，自动提醒墓位维护、费用续缴等事项，工作人员处理后及时更新档案状态。此外，系统支持档案统计分析，为公墓规划、服务优化提供数据支撑。

整个流程通过公墓管理系统实现全数字化管控，既替代了传统纸质档案易破损、查询难的弊端，又以规范的流程保障了档案管理的严谨性与安全性，为公墓管理提供高效支撑。